【幹事必見】会食・飲み会を成功させるための9つのポイント（準備ガイド）

背景
当日までに考慮する5つのポイント
当日に考慮する3つのポイント
後日考慮するポイント
まとめ
参考
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背景

先日、後輩から「コロナの影響で飲み会がなかったので、幹事って何すればいいかわかりません」という相談を受け、軽くショックを受けました。自分が若手と呼ばれていた時はそれこそ毎週のように飲み会があったため、日常業務的な感覚なのですが、今の若手にとっては新鮮なのかもしれません。そのため、飲み会に関するノウハウをまとめてみました。

当日までに考慮する5つのポイント

考慮ポイント①：日程調整

まず、飲み会の主役となる人物と立場のある上司の予定を優先的に確保します。特に、上司は会食に出席する機会が多いため、既に夜の予定がぎっしり！なんてことがあります。そのため、飲み会の開催が決定した時点で、早めに日程調整を開始します。「よし、じゃあ出席者候補の人たちに日程調整メールを送信！」と思ったあなた、ちょっと待ってください。

こんなことになります。

候補A）XX日は無理ですが、YY日は可能です

候補B）YY日は無理ですが、ZZ日は可能です

候補C）いただいた候補日はすべて無理ですが、QQ日は可能です

あなた）えーっと、いつにしたらいいんだ・・・混乱してきた

日程調整には日程調整に特化したツールが世の中にあるため、利用しましょう。

個人的には「調整さん」というツールが使いやすく重宝しております。

引用元：https://chouseisan.com/

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イベント名を入力して日程をポチポチ・・・

引用元：https://chouseisan.com/

候補日が完成

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予定を入力・・・

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URLを関係者へ展開・・・

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26日に決定！！（とても簡単・・・）

考慮ポイント②：お店選び

お店選び、これが一番難しいですね。飲み会成否の鍵を握ると言っても過言ではありません。まず避けるべきは、行ったことがないお店、上司同僚がお勧めしないお店を選ぶことです。この記事をお読みになっている方はあまり飲み会経験がないはずですので、是非周りの方にお勧めのお店を聞きましょう。特に、営業部署の重鎮に聞くと間違いないです（会社によって違うかもですが）。また、出席候補者たちに、事前に苦手な食べ物・アレルギー有無を確認しておきましょう。

生ものが苦手なのに、海鮮居酒屋を選択してしまった、なんてのは悲劇です。

考慮ポイント③：料理・飲み物を決める

無難なのは「飲み放題付きコース」ですね。お酒をほとんど飲まないメンバーで集まる場合はちょっと考えないといけませんが、大体このパターンでOKです。でないと2時間お金の計算をし続けることになります。

考慮ポイント④：支払いに関して事前に決めておく

会社の経費が利用できる場合は気にする必要ないですが、そうでない場合は考慮する必要があります。事前にお金を出席者から徴収するのがよいでしょう。酔っぱらった状態で札束を数えるのは苦痛ですよね。ここで気を使うべきポイントがありまして、上司に多めにお金を出してもらいます。「え、そんなことしたら失礼なんじゃ」と思ったあなた、逆です。上司は多めに支払う義務があることをわかっているため、徴収に来たあなたに一万円を渡す準備をしています。そのため、「メンバーは5000円ですが、上司さんは6000円でよいでしょうか」的な相談を事前にしておきましょう。間違っても一万円を受け取るのを拒否してはいけません（横領もNGです）。

考慮ポイント⑤：乾杯、締めの挨拶の依頼

乾杯の挨拶と締めの挨拶を上司に依頼しておきます。

乾杯：2番目に偉い上司

締め：1番目に偉い上司

これはもう日本の伝統です。

当日に考慮する3つのポイント

考慮ポイント①：注文

とにかくスムーズに注文します。よく、「ビールの人ー」と言ってしまう人がいますがNGです。「ビールでない人ー」と言いましょう。乾杯はビール派が多いのが実態です。

考慮ポイント②：乾杯の挨拶

飲み物が到着したら、事前に依頼しておいた方へ話を振ります。

「では、上司さん、乾杯の挨拶をお願い致します。」

考慮ポイント③：締めの挨拶

時間が来たら、お店の人から「そろそろ・・・」と言われます。

それをトリガーに上司へ話を振ります。

「上司さん、締めの挨拶をお願い致します。」

後日考慮するポイント

飲み会に参加してくれた上司へお礼のメールを送るとよいでしょう。

例）

件名: 飲み会へのご参加とお心遣いに対するお礼

この度は先日の飲み会にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。皆で楽しい時間を過ごすことができ、有意義な交流ができましたこと、心より感謝申し上げます。また、貴重なお時間を割いて、私たちの一員として参加していただけたこと、そして、ご意見やアドバイスをいただけたこと、大変ありがたく思っております。貴重なご意見を参考に、今後の活動に役立ててまいります。ご多忙の中、誠に恐縮ではございますが、ぜひまた機会がございましたらご一緒できればと思います。何かご要望やご意見がございましたら、いつでもお知らせください。今後ともご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。