上司に認められる議事録の書き方　3つのコツ

背景

社会人になると避けては通れない「議事録作成」。

若手に任されることが多いですが、慣れるまでは上司の期待通りの議事録を作るのは難しいと思います。

例えば、以下のような事態になりがちです。

・議事録いつも手直しされる・・・

・ただのメモじゃないかと言われへこむ・・・

そうならないよう、今回、議事録作成のコツをまとめてみました。

議事録作成の目的

議事録作成の目的は3つあります。

①会議内容の記録

②会議内容の共有

③教育

①が最も重要な目的です。

議事録は何のために作るのかと問われたら「自分を守るため」と答えてください。

俗にいう「言った言わない」で争ったとき、立場の弱い人は勝ち目がありません。勝つ必要はないですが、議事録があることで少なくとも負けることはありません。特に社外会議時の議事録は「上司&自組織を守るため」とも言えます。

②について、議事録は作成後に関係者へ配布され、会議内容を共有されるために利用されます。

③についてですが、上司は若手教育に議事録作成を利用します。

なぜなら、議事録作成では業務で必要な流れを一通り体験することができるためです。

・会議出席

・内容理解（インプット）

・文書作成（アウトプット）

・上司による添削とフィードバック（開発系の現場ではレビューという言葉を使います）

・議事録保存（文書管理）

特に、上司に添削してもらい、フィードバックをもらうことが若手にとっては最も重要な時間となります。

コツ①　会議前に議事録を作る

会議前に議事録を作りましょう。

え？と思われた方多いと思いますが、事前に以下の項目を上司に確認することで、会議前に議事録は大体できてしまいます。

①会議名、日時、出席者を確認する

②会議の議題を確認する

③この会議では何を合意したいかを確認する

上記3点を確認することで、例えば以下のようなメモが作成できます。

例）社内の定例会議時

■会議名：XX開発プロジェクト　定例会議

■議題：AさんおよびBさんの進捗報告および情報共有

■Aさんがこの会議で合意したいこと：予定より進捗が出ていないため、ヘルプを求めたい

■Bさんがこの会議で合意したいこと：予定より進捗が前倒しのため、Aさんのヘルプに回りたい

■決定事項：BさんがAさんのヘルプに回る？

このように準備をしておけば、会議中に決定事項の「？」を削除するだけで済む可能性があります。

コツ②　会議中に割り込む

もし、会議内容が理解できず、議事録作成に困ったときは、話がひと段落したタイミングで割り込みましょう。

コツ①で事前に会議内容を把握していても、突然違う話題が飛び交うこともあります。

若手や新人にとってはハードルが高いかもしれませんが、会議終了時に議事録が真っ白だと、上司もがっかりです。

そのため、議事録担当として積極的に発言をしましょう。

例）すみません、まとめますと、決定事項としては~という認識でよいでしょうか？

コツ③　会議後に上司から議事録のフィードバックをもらう

議事録を作成した後は、上司に議事録を添削してもらい、フィードバックをもらいましょう。

重要なことは、上司からフィードバックをいただきたいという姿勢を見せることです。

上司からすると、フィードバックはかなりエネルギーを使う作業です。

できるならば、自分で修正してしまいたいと思うものです。

そのため、議事録作成後、上司のスケジュールが空いている時を狙って話しかけるとよいでしょう（もしくは会議設定）。

議事録作成時のツール

議事録はどのツールで書けばよいの？という方に、いくつかツールの概要に触れておきます。

①メモ帳アプリ：動作が軽い、慣れると3秒で出せる（Win+R⇒notepad）

②Excel：出席者がやたら多い場合はExcelの方が書きやすい

③Word：フォーマルな印象（癖が強いのであまりお勧めはしない）

④OneNote：複数名で同時編集できる　画像やファイルも貼れる（議事録に慣れた方にお勧め）

まとめ

議事録作成を円滑に進めるためのコツを紹介させていただきました。

コツ①：会議前に議論内容を把握する

コツ②：会議中に割り込んで決定事項を確認する

コツ③：議事録のフィードバックをもらう

是非、ご活用いただければ幸いです。

関連記事