仕事が上手くいかない原因と話し方の改善方法3つ（事例付き）

背景

職場でこんな人を見かけたことはないでしょうか？

頑張って説明しているのに相手に理解されず、挙句の果てには怒られてしまいへこんでいる・・・

自分自身への戒めも込めて、先輩達から学んだノウハウを書いてみました。

上手くいかない原因①：いきなり具体的な話をする

いきなり具体的な話から始めると、話の全体像が見えず、相手の機嫌が悪くなります。

説明の鉄則は、「抽象的な話から入り、その後具体的な話に移る」です。

事例①：質問か相談かわからない話し方

Aさん）XX通信機能に利用するインターフェースはYYでよいですか？

上司）えっと、何を聞きたいのかな？

上記の場合、上司からすると「判断を求めているのか？質問しているのか？何か問題があるのか？」などの疑問パレードになります。

そのため、以下のような話し方にするとより伝わりやすくなります。

改善方法①：相談したいことをまず伝える

Aさん）XX通信機能に利用するインターフェースを検討しているのですが、判断に迷うところがありまして・・・

上司）何か問題かい？

Aさん）はい、規定上インターフェースZZを推奨されていますが、最大サイズが要件を満たしていません、しかし、インターフェースYYであれば要件を満たせるため、こちらを選択するで問題ないかをご判断いただきたいです。

上司）そういうことね、であればYYで問題ないよ。

まず、抽象的な話から始め、その後詳細の話に移る流れを意識しましょう。

上手くいかない原因②：問題・課題が整理できていない

「つまり何が言いたいの？」と相手から指摘された場合、問題・課題が整理できていない可能性があります。

事例②：ノイズが多い

Aさん）XX通信機能に利用するインターフェースZZですが、最大サイズが要件を満たしていません。そのため、インターフェースYYを前提に設計を進めていますが、インターフェースYYの場合、分割送信する必要があり、納期に間に合わない可能性があります。

上司）えっと、納期に間に合わないことが問題ということでよい？

上記の場合、以下が混ざった状態で話をしているため、上司からするとストレスが溜まります。

・当初予定していたインターフェースZZが利用できない

・インターフェースYYを前提とした再設計が必要

・再設計に伴い納期調整が必要

この場合は、以下のように説明すると理解しやすいです。

改善方法②：重要なことを先頭に置き、理由を後ろにつける

Aさん）XX通信機能の設計が納期に間に合わない可能性があります。理由としましては、当初予定していたインターフェースZZが利用できないことがわかり、設計に手戻りが発生しているためです。

上司）現状を理解しました。では顧客に対し納期の調整を打診するので、詳細な情報をください。

Aさんが抱えている問題は「設計作業が納期に間に合わない」という点ですので、まずそれを上司に伝えることが重要です。

問題事象の次に、その問題が発生している理由を説明します。

上手くいかない原因③：相手のことを考えていない

相手のことを見ずに一方的に話すと、相手は不機嫌になります。

相手の反応を見ながら説明をすることが重要です。

事例③：勝手に話を切り替える

Aさん）XX通信機能に問題がありまして、（別の問題を思い出し）YY通信機能にも問題がありまして・・・

上司）ちょっと待って、話変えた？XX通信機能の件はもういいの？（イライラ）

改善方法③：質疑応答の時間を設ける

上記の件はやや極端ですが、実際にこのような話し方をされて困惑している上司がいました。

話が切り替わるタイミングで質疑応答時間を設けるなどが効果的です。

それでも、腕組を始めた、眉を細めた、貧乏ゆすりを始めたなどは不機嫌になっているサインです。そういったサインを見つけたら「今までの説明でご不明点ありますか」と相手にターンを譲りましょう。

リモート会議の場合は上記のようなサインを見つけるのは難しいため、会議冒頭で「ご不明点ありましたらその場でご質問ください」と伝えると効果的です。

まとめ

相手に伝わらない話し方の事例と改善方法についてまとめてみました。

他にもノウハウはあるのですが、この記事では最も重要な要素と思われる部分を紹介致しました。

話し方に関しては書物も豊富ですが、一貫しているのは「相手のことを考える」であると筆者は考えております。

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